Werkzeuge Projektplanung

Bei der Planung eines Projektes sollten Ziele klar formuliert werden. Wer bei der Reinigung auf das → Vier-Farben-System umstellen möchte, braucht die entsprechenden Tücher, geschultes Personal und Anpassung der Arbeitsabläufe. Damit die Umsetzung nicht im Sande verläuft, sollten die Schritte und der zeitliche Ablauf festgelegt werden.

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Für die Zielformulierung gibt es im Projekt- und Qualitätsmanagent die S.M.A.R.T. Kriterien. S.M.A.R.T. steht für Spezifisch, Messbar, Aktivierend, Realistisch und Terminiert.

Beispiel: Für die Einführung eines Vier-Farben-Systems könnte das Ziel wie folgt formuliert werden:

Spezifisch: Die Reinigung mit dem Vier-Farben-System wird eingeführt, das notwendige Material eingekauft und die Mitarbeiter*innen geschult.

Messbar: Nach der Einführung reinigen alle Mitarbeiter*innen nur noch mit dem Vier-Farben-System. Tücher und Reinigungsmittel werden für den definierten Zweck eingesetzt.

Aktivierend: Bedeutet, dass die Ziele „ansprechend bzw. erstrebenswert für die ausführende Person“ sein muss. In diesem Fall könnte das die Vereinfachung der Arbeit bedeuten, weil klar zu erkennen ist, mit welchem Tuch welcher Bereich zu reinigen ist.

Realistisch: Die Umsetzung muss realistisch sein. Das heißt es müssen ausreichend Zeit und Ressourcen für die Umsetzung vorhanden sein.

Terminiert: Es wird ein Datum festgelegt, an dem die Umstellung vollendet sein muss.

Ebenso wichtig ist es verantwortliche Personen zu benennen; „Kann mal irgendjemand machen“ funktioniert in den seltensten Fällen.

Auch persönliche Ziele lassen sich S.M.A.R.T. formulieren: Bis zum [Datum] → räume ich jeden Dienstag und Donnerstag jeweils zwei Stunden die Wohnung auf, damit ich mich in der Wohnung wieder wohl fühle.

Für größere Projekte kann anhand des Zieles ein Projektplan erstellt werden, der per Hand oder mit einer Software schriftlich ausgearbeitet wird (→ Planung mit Software). Unter Zuhilfenahme von Meilensteinen lässt sich überprüfen, ob der Projektfortschritt noch im Zeitplan liegt, oder die Projektplanung angepasst werden muss.

Vollständige Handlung

Wer beispielsweise eine Dienstleistung anbieten möchte, ist gut beraten strukturiert zu planen. Für die Planung von Prozessen gibt es Werkzeuge, von denen eins die vollständige Handlung ist, an die sich wahrscheinlich viele Auszubildenden erinnern.

Abbildung 1: Vollständige Handlung (Quelle: eigene Darstellung nach Bundesinstitut für Berufsbildung)

In einem Beispiel sollen die Schritte zum Anbieten einer Reinigungsleistung in einer Privatwohnung beschrieben werden.

Informieren: Was ist der Auftrag? Wie groß ist die Wohnung? Wie sieht die Inneneinrichtung der Kundin aus? In welchen Zeitabständen möchte die Kundin die Wohnung gereinigt bekommen? Für den Auftrag relevante persönliche Daten: Pflegegrad, Vorlieben, Abneigungen, welche Arbeits- und Betriebsmittel sind vorhanden.

Planen: Planung der Arbeitsabläufe, Einsatz Arbeits- und Betriebsmittel, Planung der Reinigungsintervalle.

Entscheiden: Es wird zusammen mit der Kundin entschieden wie bei der Reinigung vorgegangen wird.

Ausführen: Die Reinigung wird wie vereinbart durchgeführt. Die Durchführung wird dabei an die Situation und die Person angepasst. Bei sonnigem Wetter wird der Balkon bevorzugt gereinigt, damit sich die Kundin während der Reinigungsarbeiten auf dem Balkon aufhalten kann.