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Planung mit Software

Es gibt verschiedene Programme, mit denen eine Projektplanung möglich ist. Vielfach bekannt ist Microsoft Projekt, daneben gibt es etliche Open Source Programme, die für die Planung kleinerer Projekte völlig ausreichend sind. Die Einarbeitungszeit ist bei kleineren Programmen oftmals kürzer. Wir stellen das Programm GanttProject Version 2.8.5 (Sie verlassen die Internetseite download bei heise.de) an einem Beispiel vor. Der Fristenplan gibt eine Übersicht über die zu erledigenden Arbeitspakete, eine Planung des Personals und anderer Ressourcen ist aber nicht möglich. In unserem Beispiel soll der → Fristenplan übertragen werden.

Anlegen eines Projektes

Nach dem Start der Software muss ein neues Projekt angelegt werden. Neben dem Namen kann die Organisation und die Internetadresse sowie eine Beschreibung eingetragen werden. Im letzten Schritt werden die Feiertage (Deutschland) und die freien Wochentage (Samstag und Sonntag) ausgewählt.

Projekt anlegen Freie Tage in GanttProject festlegen
Abbildung 1: Projekt anlegen Abbildung 2: Feiertage und arbeitsfreie Wochentage festlegen
Projekt anlegen
Abbildung 1: Projekt anlegen
Freie Tage in GanttProject festlegen
Abbildung 2: Feiertage und arbeitsfreie Wochentage festlegen

Ressourcen eingeben

Anschließend können die Ressourcen eingetragen werden. Handelt es sich um Personen, kann der Urlaub eingeplant werden. Bei der Planung wird so schnell ersichtlich, ob eingeplante Mitarbeiter zur Verfügung stehen, wenn sie im Projekt benötigt werden.

Ressourcen anlegen Fehlzeiten eintragen
Abbildung 3: Ressourcen anlegen Abbildung 4: Abwesentstage eintragen
Ressourcen anlegen
Abbildung 3: Ressourcen anlegen
Fehlzeiten eintragen
Abbildung 4: Abwesentstage eintragen

Vorgänge anlegen

Nun werden die Arbeitspakete (Vorgänge) eingepflegt. Rufen Sie hierfür unter dem Menüpunkt „Vorgänge“ einen neuen Vorgang auf. Es kann in diesem Fall sinnvoll sein, sie etwas feiner zu strukturieren. Nach dem Anlegen eines neuen Vorgangs rufen Sie mit einem Rechtsklick die Eigenschaften auf. Hier tragen Sie zunächst den Name des Vorgangs ein. Handelt es sich bei dem Vorgang um einen Meilenstein, klicken Sie das darunterliegende Kontrollkästchen an. Meilensteine haben bei der Projektplanung eine besondere Bedeutung, es sind Zwischenziele, die erreicht sein müssen, bevor der nächste Schritt angefangen werden kann.
Darunter tragen Sie das geplante Anfangsdatum ein. Bei der Dauer können Sie die Anzahl der Tage eintragen, die für diesen Vorgang geplant sind. Das Enddatum wird standardmäßig automatisch ausgefüllt. Bei den Planungsoptionen lässt sich alternativ auswählen, ob das Startdatum oder die Dauer berechnet wird. Danach hat man die Möglichkeit den frühesten Starttermin anzugeben. Als nächstes legen Sie die Priorität fest und dem Vorgang eine Farbe, sowie Muster zu. Zu guter letzt können Sie bei den Notizen beispielsweise die zu erledigenden Arbeiten beschreiben.

Vorgang anlegen

Abbildung 5: Vorgang anlegen

Im nächsten Schritt werden unter der Registerkarte „Vorgänge“ die Abhängigkeiten festgelegt. Ist beispielsweise der Abschluss des Vorgängers notwendig, um weiter zu machen oder müssen zwei Vorgänge gleichzeitig beendet werden. Dies wird beim sogenannten „Typ“ bestimmt. Es gibt die „Ende-Beginn“, „Ende-Ende“, „Anfang-Ende“ und „Anfang-Anfang“-Beziehung. Die „Ende-Beginn“-Beziehung ist sicher die häufigste, in diesem Fall muss der Vorgänger beendet sein, bevor der nachfolgende Vorgang begonnen werden kann. In unserem Beispiel muss zuerst das Farbkonzept stehen, bevor mit der Planung der Renovierungsarbeiten begonnen werden kann. Bei einer "Ende-Ende"-Beziehung kann der Nachfolger erst beendet werden, wenn der Vorgänger beendet ist. Schwieriger ist die "Anfang-Ende"-Beziehung. Hier kann der Nachfolger erst enden, sobald der Vorgänger begonnen hat. Es handelt sich hier nicht um eine zeitliche, sondern nur eine logische Beziehung. Ein Beispiel wäre, dass der Vorgänger "Testphase eines neuen Computers" begonnen haben muss, bevor der Nachfolger "Abschalten des alten Computers" beendet werden kann. Die "Anfang-Anfang"-Beziehung ist wieder etwas leichter zu fassen, denn hier kann der Nachfolger erst begonnen werden, wenn der Vorgänger begonnen wurde.

Abhängigkeiten eintragen

Abbildung 6: Vorgänger und Abhängigkeit festlegen.

Bei der nächsten Registerkarte können die Ressourcen eingetragen werden. In diesem Abschnitt werden die Verantwortlichen benannt und mit wie viel Zeit „Einheiten“ diese Person am Projekt arbeitet. Die „Einheiten“ geben den Wert in Prozent an, der von der täglichen Arbeitszeit für das Projekt reserviert ist.

Ressourcen eintragen

Abbildung 7: Ressourcen und Verantwortlichkeiten eintragen.

Sind alle Vorgänge eingetragen, so erhält man in der Gantt-Ansicht eine Übersicht über die zeitliche Abfolge der Vorgänge und deren Abhängigkeiten. Die Meilensteine werden in der Zeitleiste angezeigt (Abbildung 8). Fährt man mit der Maus über die Notizzettel am rechten Rand der Tabelle, so werden die Notizen zu diesem Vorgang angezeigt.

Übersicht Projektablauf

Abbildung 8: Übersicht über den zeitlichen Ablauf und die Abhängigkeiten der Vorgänge.

In der Ressourcen-Ansicht wird gezeigt, welche Personen und/oder Maschinen an welchem Vorgang beteiligt sind. Sind Ressourcen überplant, werden diese rot angezeigt. Im Verlauf des Projektes kann in den Eigenschaften der Vorgänge der Fortschritt eingetragen werden.

Ressourcen-Ansicht rot markiert werden die überplanten Ressourcen

Abbildung 9: Ressourcen-Ansicht, rot markiert sind die überplanten Ressourcen

Sollte sich der Fortschritt der Arbeiten verzögern, kann bei den Eigenschaften des Vorgangs unter der Registerkarte „Vorgänge“ eine Verzögerung eingetragen werden. Die Daten der darauffolgenden Vorgänge verschieben sich automatisch, sodass Sie immer wissen, wann das Projekt abgeschlossen werden kann.

Stecktafel

Statt mit dem Computer können viele Planungen auch an so einer Stecktafel durchgeführt werden. Allerdings ist der Grad der Komplexität eingeschränkt.

Planung an der Stecktafel

Abbildung 10: Planung an der Stecktafel

Interessante Links

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